Konsep RAB Seksi Publikasi Dokumentasi

JAMBI- Dalam Gebyar Pesta Olobolob GKPS Resort Jambi Tahun 2024 , 121 Tahun Injil di Simalungun, yang akan dilaksanakan di GKPS Jambi, Minggu 15 September 2024 ini obyektif utama dari Sie Publikasi dan Dokumentasi adalah menyediakan rekaman proses yang lebih interaktif baik dari sisi dokumen maupun visual yang nantinya bisa dimanfaatkan oleh kepanitiaan mendatang untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas atas seluruh proses yang akan dihadapi – mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, sampai penyelesaian seluruh kegiatan Pesta Olobolob GKPS Resort Jambi Tahun 2024 – dan membantu meminimalisir upaya yang hanya bersifat rutinitas semata.

Pada Gebyar Pesta Olobolob GKPS Resort Jambi Tahun 2024, ada beberapa upaya yang kami akan lakukan untuk mendukung obyektif tersebut:

Konsep dokumentasi secara keluruhan meliputi rekaman seluruh proses kegiatan dari awal sampai akhir yang dilengkapi dokumen pendukungnya (di antaranya korespondensi,  risalah pertemuan, jadwal, run-down acara, catatan pengamatan/perbaikan, foto dan video bila ada).

Menempatkan konten dalam bentuk blog interaktif. Kami memutuskan untuk memanfaatkan teknologi website yang sudah mulai jamak di masyarakat. Dengan web kami menyediakan ‘catatan dinamis’ yang isinya mudah diperbaharui seiring bergeraknya proses sehingga dokumentasi ini bisa menjadi sumber informasi dan referensi yang hidup.

Juga informasi yang bisa diakses dengan mudah (sebagai komplemen dari milis panitia) lewat internet kapan pun, di mana pun, oleh  siapa pun yang memerlukan. Kami percaya seyogianya dokumentasi tidak hanya dibuat di akhir kegiatan  dan berujung sebagai buku laporan untuk konsumsi  Panitia Gebyar Pesta Olobolob GKPS Resort Jambi Tahun 2024 saja.

Melibatkan seksi-seksi terkait untuk pengumpulan konten dokumentasi. Contoh korespondensi dan risalah disediakan oleh sekretaris; jadwal dan rundown disediakan oleh Sie Porseni dan Seksi Acara dan Sei Ibadah dan seksi lainnya.

Kolaborasi: khusus untuk peliputan fotografi, videografi untuk Gebyar Pesta Olobolob GKPS Resort Jambi Tahun 2024, kami berkolaborasi dengan Sekretaris Panmitia. Keputusan kolaborasi dengan Sekretaris Panitia untuk liputan dalam seluruh kegiatan Gebyar Pesta Olobolob GKPS Resort Jambi Tahun 2024.

Efisiensi tugas dan meminimalkan tumpang tindih di lapangan. Dengan kerja sama ini tim fotografi dan videografi panitia bisa fokus ke liputan suasana di luar Gereja (termasuk parkiran) sebagai bagian dari pengamatan pelaksanaan selain juga meminimalisir jumlah fotografer yang bertugas dalam Ibadah Puncak Pesta Olobolob GKPS Resort Jambi Tahun 2024 supaya tetap menjaga kekhusyukan.

Aspek Liputan Fotografi Panitia

Seperti yang telah disinggung di atas, untuk fotografi Sie Publikasi Dokumentasi kepanitiaan memutuskan fokus kepada liputan pengamatan suasana persiapan dan suasana sekitar jalannya perayaan. 

Hal ini mencakup: Rangkaian persiapan: persiapan perlengkapan, pembuatan spanduk, benner, warta Olobolob. Suasana hari H perayaan Pesta Olobolob GKPS Resort Jambi Tahun 2024 : mulai dari pengamatan kondisi lalu lintas sekitar Gereja, keamanan, parkiran, arus umat datang dan keluar, kapasitas tempat duduk, tata laksana dan ketertiban acara, kebersihan, kejadian darurat/luar biasa. Semua ini diliput dalam format reportase dengan interval waktu mulai sebelum perayaan sampai dengan umat meninggalkan Gereja seluruhnya.

Dengan hasil liputan yang menekankan pada reportase pengamatan seperti ini diharapkan kepanitiaan berikutnya bisa mendapatkan gambaran dan nuansa yang lebih komprehensif atas rangkaian proses, volume pekerjaan dan suasana yang nantinya akan dihadapi dan perlu diantisipasi saat membaca/mempelajari laporan kegiatan dari masing-masing seksi terkait.

Peliputan Video

Untuk video ada 2 masukan yang sering kami terima: Tidak ada hasil rekaman sebagai bahan dokumentasi dan evaluasi. Kualitas tayangan yang belum sesuai ekspektasi: kontinyuitas tayangan kurang bagus; kamera tidak bisa mengikuti alur acara dengan baik, kamera sering terhalang umat.

Rencana Anggaran Biara (RAB) Seksi PUBLIKASI dan DOKUMENTASI

1.Desain dan Cetak Spanduk Pesta Olobolob GKPS Resort Jambi Tahun 2024, 2 Pcs. 1 Ukuran 2,5 Meter X 4 Meter di Panggung Utama @Rp. 400.000. Satu Spanduk Selamat Datang di Depan Gereja Ukuran 1 Meter X 6 Meter @Rp 200.000. Total = Rp 600.000.

2. Pembuatan Berita, Video Konten Publikasi Seluruh Kegiatan Pada Website Portal Berita, Blog, Medsos, Warta Olob-olob Dengan Jumlah Konten Serta Durasi Selama Pelaksanaan Kegiatan Hingga Puncak Acara. Anggaran Rp  500.000. 

3. Biaya Paket Data Internet Tim Publikasi/Dokumentasi Rp 400.000.

  Total Rencana Biaya Seksi Publikasi Dokumentasi Rp 1.500.000.

Koordinator

Sy Rosenman Saragih M